Google inbox – לא תאמינו כמה המייל שלכם מבין אתכם

 

 

בין כל השינויים שעוברות פלטפורמות ברשת, נראה שדווקא האיפיון של האי-מייל שלנו, נשאר “תקוע” פחות או יותר אותו הדבר. גוגל יוזמת אפליקציית ניהול מיילים חדשה, כרגע עדיין במקביל ל-Gmail ולא במקומו, שהמטרה שלה היא לשנות את איך שאנחנו מתייחסים למיילים ואפילו יותר מזה – לשנות את היחס של מיילים אלינו.
בפוסט הזה נעסוק בחלקים הטכניים של השימוש ב-Google inbox
לפוסט המכיל סקירת עומק על השינויים, המגמות וההרגלים החדשים לשימוש במייל –  קבלו קישור בסוף  המאמר.

 

1. הצטרפות והגדרות 

על מנת להצטרף לשירות החדש של גוגל, תאלצו להמתין להזמנה אישית שתשלח למייל שלכם בגוגל, מחבר שכבר משתמש באפליקציה –
או להמתין בתור להפצה ההדרגתית שגוגל לא מודיעה באמת איך היא מתנהלת.  לא אידיאלי, אבל אפשר להבין את גוגל שחוששים לאפשר למיליוני משתמשי-מייל להתמודד עם שינוי כל-כך קיצוני לניהול התיבה שהם כל-כך רגילים אליה.

לחצו כאן להצטרפות לרשימת ההמתנה ל”גוגל אינבוקס” או בדקו בתגובות לפוסט הזה אם מישהו מהמגיבים מציע לשלוח הזמנות.
לא תוכלו להצטרף לשירות, בלי להתקין ולהתחבר לאפליקציה מהמכשיר הנייד שלכם.
ברגע שתאשרו את ההתחברות מהנייד, תוכלו לראות את “גוגל אינבוקס” גם על המחשב שלכם, ובעצם בכל מכשיר נייד שתומך באפליקציות או דפדפן.

 

 

 

2. לא מייל – ניהול משימות

DONE – מה שסיימתם להתייחס אליו, לוחצים “הסתיים” ומעיפים מהתיבה הראשית.  זה התחליף בעצם לכפתור
ה”שלח לארכיון” שאתם מכירים במייל הרגיל. 
אל תדאגו, יהיה לכם מאוד קל למצוא מייל שאירכבתם אם יהיה צורך. התחרטתם באותו רגע? לכו לתקיית “DONE” בתפריט הראשי והחזירו משם את המייל למשימות הפתוחות.

נעצים – אם פעם יכולתם להוסיף למייל כוכב צבעוני, היום אם הוא חשוב, תוכלו פשוט “לנעוץ” אותו בראש התיבה. כשתסיימו לטפל במייל הזה, תוכלו בקלות להסיר את הנעץ או לארכב אותו ישירות מאיפה שצפיתם בו לאחרונה.
כל הסיפור קצת מזכיר את אפשרות pin to top בפייסבוק, רק בזירת התוכן הפרטי.
ניתן לצפות בכל המיילים ה”נעוצים” בקלות על ידי כפתור אחד, מה שמקל את ההתנהלות ביניהם.

Snooze mail – שליחת מייל לארכיון לתקופת זמן מוגבלת והחזרתו לתיבה ולטיפולכם ביום, שעה או מקום שתקבעו.
היישום החדש הזה הוא מהפכני מפני שבמקום לחפש מיילים כשיום משימתם מגיע – הם מגיעים בחזרה אלינו
באופן אוטומטי – גם כתזכורת וגם כפלטפורמת שיח אישית שמסוגלת לרכז את כל התכנים והחומרים הנדרשים להמשך התקדמות.

הערות למייל – מהפכה נוספת במיילים היא היכולת להצמיד הערה לעיניכם בלבד, בצמוד למייל עצמו, כך שאם למשל המשכתם את המייל בשיחת טלפון ואתם רוצים להמשיך לרשום דברים באותו המקום ליד המייל הרלוונטי, אין יותר צורך לפתוח מסמך נפרד.
השימוש בתזכורות למייל בשילוב עם היכולת לשלוח אותם לנמנם בארכיון עד שהם רלוונטיים הוא קפיצת דרך משמעותית להתנהלות במייל.

תזכורות אישית – עד היום גוגל בחנה כלים רבים בתחום אפליקציות “ניהול משימות” כמו “google tasks” ו”google keep” (שהיא חלק מ-Google Drive).
מתוך הבנה שהרבה מיילים מייצרים משימות לא מידיות ואינם צריכים להישאר בתיבה תחת תיוגים שונים.
במייל החדש של גוגל מקווים שנרצה לרכז את כל המשימות היומיות שאנחנו לא רוצים לשכוח במקום אחד נוח, שיסתנכרן באופן אוטומטי עם היומן שלנו, ועם דברים אחרים שאנחנו צריכים לבצע, ולרוב לא נכנסים ליומן.
את התזכורות של Google Inbox תוכלו לראוות ביומן הגוגל שלכם, אלמנט שמקל על תכנון הזמן בפלטפורמה המיועדת לכך וניהול משימות בפלטפורמה משלימה.

 

 

3. Bundles 

ה”חבילות”, הן בעצם שימוש חדש של גוגל במה שהכרנו עד עכשיו כ”תגיות”, שהחליפו בעצם את ה”תיקיות” במחשב הפיסי,
שהחליפו את התיוק בעולם המודפס. ה”חבילות” של גוגל בעצם יוצאות מנקודת הנחה שיש מיילים מסוימים שאנחנו מקבלים במסגרת פעילות בקבוצה מסוימת, ואם אנחנו רוצים אנחנו יכולים שהמיילים האלה יתויקו באופן אוטומטי עם הגעתם לתיקיה הנכונה במייל.
לגוגל יש מספר תיקיות “ברירת מחדל”, כמו “הצעות מכר” ו”עדכוני מדיה חברתית”, אולם תוכלו בקלות ליצור את ה”חבילות” שלכם על פי מה שנוח לכם, ולנהל את ה”חבילות” כך שמיילים מיותרים ידלגו לחלוטין על תיבת ה”אינבוקס” שלכם ויאורכבו לתיקיה נכונה.

עצה אישית – תגדירו חבילות, רק שימו לב אילו חבילות אתם רוצים שיופיעו בזרם המיילים שלכם ותחשבו אם באמת אתם צריכים להציג את החבילות האלו בעמוד הבית של האפליקציה או שהן סתם מסרבלות לכם את התנועה. ההתנהלות במסגרת ה”חבילות” של גוגל היא פשוטה ונוחה יחסית, ותוכלו תמיד לשנות את ההגדרות ולמצוא את הסידור שיהיה הכי נוח לכם. פשוט אל תיכנעו לברירות המחדל.

 

 

4. מה שצריך למצוא, ב-עד שתי לחיצות

התיבה החדשה של המייל בגוגל מציעה שלל קיצורי דרך למיון וסינון של מיילים על פי אסוציאציה, חיפוש סמנטי, שיוך תיוגי, זמן רלוונטיות, הערות ועוד – ומעבר לכך מסופקים כלים המקלים על סריקת התיבה או ה”חבילה” בעיניים, וזיהוי האינפורמציה המבוקשת.
למשל, תוכלו לראות תצוגה מקדימה של קבצים המצורפים למיילים שלכם, כבר מעמוד המציג את רשימת המיילים הראשית ולא תצטרכו יותר להיכנס סתם למיילים לא רלוונטיים בשביל למצוא מייל שמכיל קובץ ספציפי.

היכולת לתזמן מיילים לחזור לתיבה עם תזכורת כתובה למה לעשות איתם, בזמן ספציפי, והשילוב בפלטפורמת המייל המכיל מצד אחד את התקשורת הישירה בין מתכתבים ומצד שני מהווה גם מחסן לקבצים רלוונטיים המצורפים לאותה תקשורת, חוסך למעשה את העבודה עם תיקיות לחלוטין. מה שצריך חוזר בזמן, ואם לא, זה פשוט בארכיון ומאוד קל למצוא את זה. הגדרות נכונות של שיוך ל”חבילות” אוטומטיות יעזור לכם למצוא בעתיד אבל הנה הנקודה המעניינת: כיוון שאפשר לשייך מייל ליותר מ”חבילה” אחת, קבצים שישמרו במייל הזה יהיו נגישים מאותו קובץ – לכמה תיקיות שתרצו בו זמנית – בלי לשכפל את הקובץ לכל התיקיות. כל הקישורים יובילו לאותו מייל עם אותו קובץ, וכך נחסך בעצם במייל ובאחסון הענן מקום רב ונמנע שכפול מיותר של קבצים.

הוסיפו לזה את היכולת של גוגל לשלב במייל שלה את העבודה ב”מסמכי גוגל” ותוכלו לראות עולם בו אינכם זקוקים כמעט בכלל למחשב בעל יכולת אחסון פיזית, כל מה שאתם צריכים זה מסך עם גישה לרשת ותוכלו לגשת לכל התוכן שלכם מכל מקום, למצוא ולהתמצא בו בקלות ולשתף אותו בקלות עם מי שאתם רוצים, בהרבה רמות שונות של שיתוף.

5. ויש עוד פיצ’יפקס וצ’ופרים – למשל, הרעיון שלצד הכפתור החדש והנוח ליצירת מייל חדש, מופיעים שלושת המכותבים הכי פופולאריים שלך, שמשתנים באופן תדיר, ומשם גם אפשר לייצר הערות ותזכורות אישיות – לא רק להתחיל כתיבה של מייל חדש.
הרעיון של התפריט הראשי שנעלם ברקע ומשאיר את הפוקוס על המיילים עצמם הוא נכון, מזכיר קצת את מה שגוגל עושים כרגע עם הממשק של “יוטיוב” שגם הוא – כמובן, מושפע מהמקום ונוחות השימוש שמאפשרים מסכים בפלטפורמות הניידות והקלות לנשיאה, שרובן המכריע בעל מסך מגע.
שימו לב, שגוגל אינבוקס גם משחררת אותנו מהטיפול ב”דואר זבל” ודואר שבחרנו למחוק (בניגוד ללשלוח לארכיון) – תיבת הזבל שלנו מתרוקנת באופן אוטומטי כל 30 יום. אין צורך לרוקן אותה באופן עצמאי, וכרגע גם אין אפשרות. אם אתם רוצים לעשות זאת בעצמכם, תצטרכו עדיין להשתמש ב-Gmail.

אוהבים את הגישה החדשה? היה לכם קל או קשה להתרגל? האם אתם חושבים שהאפליקציה החדשה תשפיע על השימוש הרחב של אימייל כמו שאנחנו מכירים אותו, או שמדובר במשהו חולף?
יש לכם שאלות טכניות לגבי האפליקציה?
בכל הנושאים האלה ועוד הרבה יותר, נשמח לשמוע מכם בתגובות.
לפוסט המכיל סקירת עומק על השינויים, המגמות וההרגלים החדשים לשימוש במייל, לחצו כאן >>

 

על הכותב:

מייקל אמיר , קופירייטר ואסטרטג פרסומי ומרצה במכללה לניו-מדיה

 

אהבתם? נשמח לשיתוף של המאמר